Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n ja EU -tietosuojadirektiivin 95/46/EY mukainen rekisteriseloste:

1. Rekisterinpitäjä

Nordic Online Reservations Group Oy
Malminkatu 38 C 39
00100 Helsinki
asiakaspalvelu@kokoustila.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Terhi Savelainen

3. Rekisterin nimi

Kokoustila.fi asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, palvelujen tarjoaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin, tutkimustoimintaan ja markkinointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Asiakkaan ilmoittamat yhteystiedot
• Tiedon saako asiakkaan tietoja käyttää markkinointiin
• Tiedot asiakkaan tekemistä varauksista
• Teknisiä tietoja www-sivun käyttöön liittyen, kuten IP-osoite, selailun ajankohta, käytetyt linkit, lähteenä olleet www-sivut ja palvelussa katsotut www-sivut
• Muut asiakkaan vapaaehtoisesti ilmoittamat tiedot, joita laki ei estä tallentamasta

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja voidaan kerätä seuraavista lähteistä:

• Asiakkaan palvelun tilauksessa ilmoittamat tiedot
• Palvelun tilauksen yhteydessä tapahtuneet maksutiedot
• Asiakkaan rekisteröitymisen yhteydessä ilmoittamat tiedot
• Asiakassuhteen hoidon yhteydessä asiakkaalta kerättävät tiedot
• Kyselyjen ja kilpailujen yhteydessä kerättävät tiedot
• Asiakkaan www-selailun yhteydessä välittyvät tekniset tiedot

Henkilötietojen päivittämiseen voidaan käyttää väestörekisteriä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Nordic Online Reservations Group Oy ei luovuta henkilötietoja muuten kuin seuraavissa tilanteissa:

• Tilojen vuokraajat. Asiakkaan yhteystiedot ja varauksiin liittyvät tiedot näkyvät yritykselle, joka toimii tilan vuokraajana tilassa, johon asiakas on tehnyt tilavarauksen. Tilan vuokraaja näkee ainoastaan yhteystiedot ja kyseiseen tilaan tehtyjen varauksien tiedot.
• Suostumus. Henkilötietoja voidaan luovuttaa markkinointiin, jos henkilö on antanut suostumuksen markkinointiin.
• Alihankkijat. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Nordic Online Reservations Group Oy:n alihankkijoille siinä määrin, kun ne osallistuvat tässä rekisteriselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.
• Pakottavan lainsäädännön edellyttämät luovutukset. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa lakiin perustuvan vaatimuksen perusteella.
• Yritysjärjestelyt. Mikäli Nordic Online Reservations Group Oy myy liiketoimintansa tai osan siitä, voidaan kyseiseen liiketoimintaan liittyviä henkilötietoja siirtää liiketoiminnan mukana uudelle omistajalle.

8. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eikä siirretä EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu suojattu salasanoilla ja muilla asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Ainoastaan yrityksen määrätyillä työntekijöillä on pääsy rekisteriin. Kukin käyttäjä saa ylläpito- ja/tai selausoikeuden ainoastaan oman toimenkuvansa kannalta tarpeellisiin tietoihin. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

11. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella, Asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, joka Asiakkaan tulee toimittaa postitse tässä rekisteriselosteessa annettuun osoitteeseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja markkinointitutkimuksiin. Tämä voidaan tehdä ilmoittamalla asiasta asiakaspalveluun.